ایمیل‌ها نامه‌های عصر مدرن هستند و یکی از پرکاربردترین وسایل ارتباط در جهان امروز به شمار می‌روند.
هر چند در حال حاضر رسانه‌های اجتماعی مختلفی برای برقراری ارتباط وجود دارند، ایمیل‌ها همچنان متداول‌ترین و قابل اعتمادترین حالت ارتباط محسوب می‌شوند.
با استفاده از ایمیل‌ها که معمولاً به دو صورت رسمی و غیررسمی نوشته می‌شوند شما می‌توانید با افراد، موسسات، کسب و کارها و سازمان‌های متعدد موجود در سراسر جهان تعامل داشته باشید.
با این حال، نوشتن ایمیل به زبان انگلیسی می‌تواند برای بسیاری از افراد، به ویژه افرادی که زبان بومی آنها انگلیسی نیست، چالش‌برانگیز باشد.
بدیهی است آشنایی با بخش‌های مختلف یک ایمیل انگلیسی و شیوه نگارش اصولی و سازمان‌یافته آنها می‌تواند تاحدود زیادی در فائق آمدن بر این چالش راهگشا باشد. به همین دلیل، ما قصد داریم در مقاله حاضر شما را با انواع ایمیل انگلیسی و نحوه نوشتن آنها به همراه نمونه‌ها و نکات ضروری آشنا سازیم.
انواع ایمیل در زبان انگلیسی
ایمیل‌ها در زبان انگلیسی به دو صورت رسمی (Formal) و غیررسمی (Informal) نوشته می‌شوند.
از ایمیل رسمی معمولاً برای برقراری ارتباط حرفه‌ای با افراد ناآشنا، افرادی که از موقعیت اجتماعی بالایی برخوردارند مانند اساتید، سازمان‌ها، دانشگاه‌ها و نهادهای رسمی استفاده می‌شود.
در مقابل، از ایمیل های غیررسمی برای برقراری ارتباط شخصی با افراد کاملاً آشنا، مانند دوستان یا اعضای خانواده، استفاده می‌شود.
همانطور که از نام آنها پیداست، تفاوت اصلی بین ایمیل‌های رسمی و غیررسمی این است که ایمیل‌های رسمی به زبان آشکار، دقیق، مودبانه و رسمی نوشته می‌شوند و از گنجاندن اطلاعات غیرضروری در آنها باید اجتناب شود. علاوه بر این، چنین ایمیل‌هایی حتماً باید از نظر گرامری صحیح بوده و از فرمت و ساختار ویژه‌ای برخوردار باشند.
اما ایمیل‌های غیررسمی معمولاً با الگوی زبانی ساده، سبک نوشتاری غیررسمی و دوستانه، و جملات نسبتاً کوتاه نوشته می‌شوند. هرچند ایمیل‌های غیررسمی نیز دارای سلام و احوالپرسی، بدنه و عبارت پایانی هستند، اما پیروی از یک ساختار مشخص در این قبیل از ایمیل‌ها همیشه الزامی نیست.
از آنجا که ایمیل‌های رسمی در زبان انگلیسی باید از ساختار ویژه‌ای برخوردار باشند و نویسنده آنها باید به نکات خاصی توجه داشته باشد، در ادامه طرز نوشتن و ساختار ایمیل‌های رسمی به تفصیل توضیح داده شده است.
طرز نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی
برای نوشتن یک ایمیل رسمی، بهتر است مراحل زیر را دنبال کنید تا ایمیل شما حرفه‌ای و دقیق به نظر برسد:
1) تا حد امکان از یک آدرس ایمیل حرفه‌ای استفاده کنید
وقتی قصد نوشتن و ارسال ایمیل رسمی را دارید بهتر است این کار را با یک آدرس ایمیل حرفه‌ای انجام دهید. به عبارت دیگر، بهتر است ایمیل‌های رسمی خود را با ایمیل دانشگاه، موسسه آموزشی یا محل کار خود ارسال کنید.
اگر چنین امکانی برای شما وجود ندارد، ترجیحاً آدرس ایمیل شخصی‌تان باید به گونه‌ای باشد که تا حد امکان نام و نام‌خانوادگی شما را دربرداشته و کمترین میزان علایم و اعداد در آن استفاده شده باشد (به عنوان مثال: firstname.lastname@yahoo.com).
بی تردید، آدرس ایمیل حرفه‌ای محتوای جدی پیام شما را تایید می‌کند. اگر آدرس ایمیل شما غیرحرفه‌ای یا غیرعادی باشد، گیرنده‌ای که شما را نمی‌شناسد، ممکن است از باز کردن و خواندن ایمیل‌تان اجتناب کند.
2) موضوع ایمیل را در بخش Subject بنویسید
بخش Subject که مستقیماً موضوع ایمیل شما را بیان می‌کند باید تا حد امکان مختصر بوده و حرفه‌ای به نظر برسد. با استفاده از این بخش، گیرنده هدف شما را از ارسال ایمیل درمی‌یابد و راحت‌تر می‌تواند ایمیل مورد نظر را دسته بندی کرده و به آن پاسخ دهد. موضوع ایمیل نباید بیش از 60 کلمه باشد. به مثال‌های زیر توجه کنید:
Subject: Follow up: Product presentation
Subject: Web Content Editor Position
3) ایمیل را با یک سلام رسمی آغاز کنید
اولین خط از ایمیل شما باید به سلام دادن اختصاص داده شود. نوع سلام به رابطه شما با گیرنده بستگی دارد. اگر مخاطب ایمیل شما کسی است که هرگز او را ندیده‌اید، می‌توانید از واژه “Dear” قبل از نام و عنوان مخاطب استفاده کنید (مانند: Dear Dr. Smith یا Dear colleagues).
با این حال، اگر با گیرنده ایمیل آشنا هستید اما با وی رابطه حرفه ای رسمی دارید می توانید با واژگان “Hello” یا “Hi” او را مورد خطاب قرار دهید (برای مثال، Hello Maria یا Hi Mr. Samson). درصورتی که نام یا عنوان گیرنده را نمی‌دانید می‌توانید از عبارت To Whom It May Concern برای آغاز ایمیل استفاده کنید.
نحوه نوشتن ایمیل رسمی انگلیسی
4) متن ایمیل رسمی را بنویسید
در این بخش که معمولاً با عنوان بدنه ایمیل نیز از آن یاد می‌شود و عمدتاً یک الی سه پاراگراف را دربرمی‌گیرد شما باید پیام کامل خود را به مخاطب انتقال دهید. اگر قبلاً با گیرنده ایمیل ارتباط نداشته‌اید، بهتر است در ابتدای این بخش خود را معرفی کنید. نام خود، شغل‌تان و نام دانشگاه، سازمان یا موسسه‌ای را که احیاناً با آن همکاری دارید بیان کنید.
در صورت نیاز، ارتباط خود را با گیرنده ایمیل شرح دهید. سپس باید علت ارسال ایمیل را بطور مختصر و شفاف توضیح دهید. در واقع، پاراگراف اول نوشته شده در این بخش از ایمیل باید با جمله‌ای خاتمه یابد که دلیل نوشتن ایمیل را توضیح دهد.
در نهایت، اگر درخواستی از گیرنده دارید و یا مهلت زمانی خاصی را در رابطه با محتوای ایمیل و یا پاسخ به آن مدنظر دارید می‌توانید در این بخش به آن اشاره کنید. به نمونه‌هایی از این بخش در ادامه توجه کنید:
Example 1:
I’m contacting you to request some information on your product range. I viewed your online catalog, and we are interested in learning how we can stock your range of products in our stores.
I would appreciate it if you could send me some samples and a price list to this email address.
Example 2:
Thank you for attending the new product presentation this afternoon. I’ve attached a video file of the full recording so you can share it with your team. Please let me know if you have any questions.
Example 3:
Thank you for taking the time to interview me earlier this week. I have attached some additional information that you requested during our meeting.
I am more than happy to answer any questions you may have or provide additional information required. I look forward to learning about the progress of my application and the next steps in the process.
نکته: همانطور که در مثال‌های بالا دیده می‌شود، بهتر است در انتهای بخش بدنه از جملات پایانی مانند موارد زیر که از نوع تشکر، آمادگی برای ارائه اطلاعات بیشتر، و یا انتظار برای دریافت پاسخ هستند استفاده شود:
- I look forward to hearing from you soon
- Thank you in advance
- For further information, please do not hesitate to contact me
- Please let me know if you have any questions
- Thanks for your attention
5) ایمیل را با یک امضا پایان دهید
منظور از امضا در یک ایمیل رسمی این است که شما باید نام، عنوان شغل و اطلاعات تماس خود را (در صورت نیاز) در انتهای ایمیل بگنجانید.
البته قبل از درج امضا، باید در انتهای بدنه ایمیل یکی از کلمات یا عبارات زیر را که با عنوان Formal closing شناخته می‌شوند برای قدردانی و سپاس بنویسید.
- Regards
- Best
- Sincerely
- Yours
- Respectfully
- With respect
به نمونه‌ای از امضای درج شده در انتهای یک ایمیل رسمی انگلیسی توجه کنید:
Sincerely,
Jillian Jones Senior
Software Engineer, ABC Company, Inc.
6) ایمیل را تصحیح کرده و ارسال کنید
قبل از ارسال، بهتر است ایمیل خود را مجدد بررسی کرده و در صورت نیاز تصحیح کنید. یک ایمیل رسمی باید عاری از هرگونه اشتباه تایپی یا گرامری باشد. برای این منظور، می‌توانید از فرد دیگری که تسلط بیشتری به زبان انگلیسی دارد بخواهید متن ایمیل شما را مورد بازبینی قرار دهد و اصلاحات لازم را اعمال نماید.
علاوه بر این، بررسی نهایی این امکان را برای شما فراهم می‌آورد که در جملات مبهم یا ناخوشایند موجود تجدیدنظر کرده و آنها را اصلاح نمایید. بدین ترتیب شما می‌توانید با استفاده از ایمیلی که بصورت دقیق و عاری از خطا نوشته شده سریعاً به هدف و پاسخ مورد نظر خود دست یابید.
ساختار ایمیل رسمی انگلیسی
ایمیل رسمی انگلیسی
با توجه به آنچه در بالا توضیح داده شد، ساختار کلی ایمیل رسمی انگلیسی به ترتیب زیر خواهد بود:
| [موضوع باید مختصر و واضح باشد] | Subject: [Brief and clear subject] |
| سلام رسمی [ نام گیرنده را بنویسید] | Dear [Recipient name], |
[نام خود را بیان کنید]
[ارتباط خود با گیرنده را توضیح دهید]
[دلیل تماس با گیرنده را بیان کنید] | My name is [your name], and I am [explain relation or relevance to recipient]. I am writing to [state reason for contacting recipient]. |
[در مورد خود اطلاعاتی ارائه داده و اهدف‌تان را توضیح دهید]
[اطلاعات مهم بیشتری ارائه دهید، سعی کنید پیام‌تان مختصر باشد] | [Offer some background about yourself and explain your intentions]. [Provide any additional important information, keeping your message brief]. |
| تشکر [ابراز امیدواری برای صحبت کردن/ ملاقات با گیرنده یا دریافت پاسخ سریع از وی] | Thank you for your time. I hope to [speak with/hear from/meet] you soon. |
| [عبارت رسمی پایانی] | [Formal closing], |
| [نام شما] | [Your name] |
| [اطلاعات تماس حرفه‌ای] | [Professional contact information] |
نکات مهم در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی
1) واضح، مختصر و مودبانه بنویسید
بدیهی است افراد هر روز ایمیل‌های متعددی را دریافت می‌کنند. اگر ایمیل شما گیج کننده، بی‌ادبانه یا طولانی باشد، ممکن است گیرنده فوراً به آن پاسخ ندهد و در نهایت پاسخ دادن به ایمیل شما را فراموش کند یا حتی آن را نادیده بگیرد.
پس در یک ایمیل رسمی بهتر است سریعاً و به صورت مختصر و مودبانه به اصل مطلب اشاره کنید.
2) از جملات کوتاه استفاده کنید
برخلاف بسیاری از زبان‌های دیگر که به جملات پیچیده و طولانی در نوشته‌های رسمی نیاز دارند، در زبان انگلیسی بهتر است مطالب به صورت مختصر با جملات کوتاه و ساختار ساده نوشته شوند.
3) متن ایمیل را به دو یا سه پاراگراف تقسیم کنید
ارائه کل مطلب در دو یا سه پاراگراف، این امکان را برای خواننده ایمیل فراهم می‌کند که به سرعت نکات کلیدی را دریابد و متوجه منظور شما از ارسال ایمیل شود.
4) به کاربرد درست علایم نگارشی توجه داشته باشید
هر جمله را با حرف بزرگ شروع کنید. حتماً در پایان هر جمله نقطه یا علامت نگارشی مورد نیاز را قرار دهید. این جزئیات کوچک شاید پیش پا افتاده تصور شوند، اما قطعاً می‌توانند نقش بسزایی در دیدگاه مثبت خواننده داشته باشند و باعث می‌شوند ایمیل شما حرفه‌ای به نظر برسد.
5) از فونت‌های استاندارد استفاده نمایید
بدیهی است برای نوشتن متن ایمیل‌های رسمی باید از فونت‌های استاندارد از قبیل Times New Roman، و نه فونت‌های گیج کننده و غیرمعمول، استفاده کنید.
6) بین پاراگراف‌های ایمیل فاصله بگذارید
قرار دادن فاصله بین پاراگراف‌های موجود در یک ایمیل رسمی باعث می‌شود که متن ایمیل برای خواننده طاقت‌فرسا به نظر نرسد و خواندن آن بسیار آسان‌تر و ساده‌تر باشد.
7) حجم فایل‌های پیوست شده به یک ایمیل رسمی باید محدود باشد
از آنجا که ایمیل‌های رسمی باید مختصر و مفید باشند، ترجیحاً تا حد امکان باید از ضمیمه کردن فایل‌های بسیار بزرگ به چنین ایمیل‌هایی اجتناب کرد.
برای آشنایی هر چه بهتر شما با ساختار و نحوه نوشتن ایمیل‌های رسمی انگلیسی، در ادامه نمونه‌هایی از ایمیل رسمی به افراد مختلف ارائه شده است:
***نمونه ایمیل رسمی انگلیسی به استاد
Subject: Research Assistant Opening
Dear Professor Patel,
My name is Pranit Shah. I am a first-year graduate student in the School of Business Management. I am writing regarding the research assistant opening the department listed in its recent bulletin.
As an aspiring entrepreneur, I am deeply interested in studying how developments in start-up funding have influenced the corporate structures of new companies operating in international markets. I believe the research you are leading aligns closely with my proposed thesis, and I am sure it would be an excellent opportunity to apply the skills I have developed while pursuing my graduate studies. I have attached my CV for your consideration.
Thank you for your time. I hope to hear from you soon.
With respect,
Pranit Shah
***نمونه ایمیل رسمی انگلیسی به شرکت
Subject: Additional information on your product range
Dear Sarah Smith,
I’m contacting you to request some information on your product range. I viewed your online catalog, and we are interested in learning how we can stock your range of products in our stores.
I would appreciate it if you could send me some samples and a price list to this email address.
Yours sincerely,
David Peters
***نمونه ایمیل رسمی انگلیسی به سفارت
Subject: Letter for checking on status of visa application
Dear Sir\Madam,
I, Nouman Zaib, an applicant for the student visa type D, passport no. 123456, am in need of the information about the processing of my application. I applied for the visa on the 28th of August (Date). I was informed by the officials that the normal processing time taken by the embassy is 15-20 days. Also, I sent the additional required documents to the embassy upon request on the 3rd of September right after my interview.
Since my visa filing day, it has been 50 days till now. I would request to kindly look into the case as my classes have commenced, and if I am later than the 30th of October (Date), the university might cancel my admission. Therefore, I am very hopeful that I would get the updates sooner. In case of any queries, please feel free to contact me.
Kind Regards,
Nouman Zaib
***نمونه ایمیل رسمی انگلیسی به دانشگاه
Subject: Asking for admission
Dear Admissions Committee,
I am writing to formally request admission to your esteemed university. With a strong academic background, including completing my bachelor’s degree from a reputed institution, I am excited to further my education and pursue my passion for the field of (insert field of study).
I am impressed with the academic rigor and diverse student body that your university offers, and I believe that studying at your institution will provide me with the necessary skills to succeed in my future career.
Thank you for considering my application. I look forward to the opportunity to contribute and thrive as a member of your university community.
Sincerely,
[Your Name]
*******************************************************************************************************
با مطالعه مقاله چگونه دایره لغات انگلیسی خود را افزایش دهیم؟ و یادگیری روش‌های اصولی، چند قدم از دیگران جلوتر باشید.
*******************************************************************************************************
طرز نوشتن ایمیل غیر رسمی انگلیسی
همچنان که در بالا گفته شد، از ایمیل غیر رسمی معمولاً برای برقراری ارتباط با دوستان، اعضای خانواده یا افرادی که خیلی‌خوب می‌شناسیم استفاده می‌شود.
چگونگی نوشتن ایمیل غیررسمی انگلیسی
علاوه بر این، ایمیل‌های غیررسمی همچنین برای به اشتراک گذاشتن سریع برخی از اطلاعات با افراد آشنا مانند همکاران بکار بسته می‌شوند.
هرچند گفته می‌شود رعایت ساختاری ویژه در ایمیل‌های غیر رسمی الزامی نیست، اما بهتر است چنین ایمیل‌هایی نیز با توجه به اصول و قواعد ارائه شده در زیر نوشته شوند:
1) موضوع (Subject) را با لحن غیر رسمی و دوستانه بنویسید
نوشتن موضوع همچنان در ایمیل‌های غیر رسمی اهمیت دارد و جزو موارد ضروری است، اما شما می‌توانید با استفاده از عباراتی مانند مثال‌های زیر از لحن دوستانه‌تری برای این منظور استفاده کنید:
- Here’s the schedule
- Here’s the video you asked about
- Check out this article!
- Read this!
2) ایمیل را با سلام و احوالپرسی معمولی شروع کنید
وقتی در یک ایمیل غیر رسمی قصد سلام و احوالپرسی داریم، نیازی نیست در خصوص انتخاب کلمات و عبارات مناسب زیاد وسواس به خرج دهیم. می‌توانیم از کلمات “hey” یا “hi” معمول استفاده کنیم، یا فقط می‌توانیم مخاطب خود را با اسم خطاب کنیم.
همچنین می‌توانیم از علامت‌های تعجب یا شکلک‌ها به ترتیب زیر برای ابراز هیجان و دوستی استفاده کنیم:
- Hey [Name],
- Hi [Name],
- Hey there!
- Hi!
- Hey!
3) متن ایمیل غیررسمی را بنویسید
متن یک ایمیل غیر رسمی انگلیسی را می‌توانیم به هر اندازه‌ای که می‌خواهیم بنویسیم. اما، در عمل، باید به فکر خواننده ایمیل و صرفه جویی در وقت و زمان وی نیز باشیم.
پس بهتر است تا جایی که می‌توانیم ایمیل‌های غیر رسمی را هم مانند ایمیل‌های رسمی مختصر و مفید بنویسیم. به نمونه‌های زیر که بسیار مختصر نوشته شده‌اند توجه کنید:
- Here’s the schedule you asked for.
- Here’s the video. Hope you enjoy it!
- The meeting’s at 5:00 pm. See you there!
- Can you send me that file again? Thanks!
4) ایمیل را با یک عبارت غیررسمی خاتمه دهید
در یک ایمیل غیررسمی، نیازی نیست در مورد نحوه خاتمه دادن ایمیل و عبارات بکاررفته برای این کار حساسیت زیادی به خرج دهید! می توانید به راحتی با استفاده از عبارات و جملات دوستانه زیر به ایمیل غیررسمی پایان دهید:
- See you later,
- Take care,
- See you soon,
- Thanks,
- Happy Friday,
- Have a good weekend!
***نمونه ایمیل غیررسمی انگلیسی
Subject: Want to carpool to the basketball tournament?
Hi Rebekah,
I was wondering if you were going to the Raleigh Girls Basketball Tournament that is happening this weekend at Jackson High School. My daughter is playing in the tournament with your daughter, and I thought it could be fun to ride together. It’s good for the environment, too! Let me know if you’re planning on going by Wednesday and we can make plans to carpool if you’d like.
Talk to you soon,
Deborah Merrick
اصطلاحات رایج بکار رفته در بخش‌های مختلف ایمیل‌های رسمی و غیررسمی
| ایمیل غیررسمی (Informal) | ایمیل رسمی (Formal) | بخش |
- Hi/Hello/Hey + First Name,
- Hi there, | - Dear Mr./Mrs./Ms.+ Last Name,
- Dear Sir,
- Dear Sir or Madam,
- Dear Dr. + Last Name,
- Dear Professor + Last Name, | سلام و احوالپرسی |
- I wanted to let you know that...
- I'm just writing to say that...
- Just wanted to update you on...
- I'm emailing about...
- I hope you're doing well. I'm emailing about...
- Yes, I saw your email about...
- Did you see the email I sent about...?
- Did you have a chance to…?
- I hope you had a great weekend
- I hope all is well with you
- It's lovely to hear from you | - I am writing to inform you that...
- I am writing in reference to...
- I am contacting you to confirm that…
- As per our conversation, I am emailing to...
- This is just a short email to explain that...
- This email is to let you know that…
- Thank you for your inquiry about...
- Thank you for your interest in...
- Thank you for your email about...
- Attached is the information you requested
- I'm getting back in touch with you with some additional information | متن (بدنه) ایمیل |
- Thanks,
- Take care,
- Cheers,
- Talk to you soon,
- Bye for now,
- See you later,
- See you soon, | - Sincerely,
- Regards,
- Kind regards
- Best regards,
- Respectfully,
- With gratitude,
- Thank you for your time,
- Thank you,
- Many thanks,
- Best wishes,
- Best, | عبارت پایانی |
سوالات متداول:
ایمیل رسمی انگلیسی را چگونه شروع کنیم؟
ایمیل رسمی انگلیسی را باید با یک سلام رسمی آغاز کرد. هر چند نوع سلام به رابطه شما با گیرنده ایمیل بستگی دارد، بهتر است در اغلب موارد برای این منظور از واژه “Dear” قبل از نام و عنوان مخاطب استفاده کنید.
ایمیل رسمی انگلیسی را چگونه به پایان برسانیم؟
بطور کلی، بدنه ایمیل‌های رسمی انگلیسی را باید با جملاتی که به مفهوم تشکر، آمادگی برای ارائه اطلاعات بیشتر، و یا انتظار برای دریافت پاسخ هستند پایان داد. در نهایت از عبارات پایانی رسمی (Formal closing) و امضای نهایی (شامل نام، سمت و اطلاعات تماس نویسنده ایمیل) استفاده می‌شود.
مقالات پیشنهادی موسسه زبان تات :
چهار مهارت آیلتس
مکالمه انگلیسی در رستوران
مکالمه انگلیسی در فروشگاه
مکالمه انگلیسی در هتل
تقویت زبان انگلیسی برای مهاجرت
بهترین مدرک زبان انگلیسی برای مهاجرت
مدت زمان یادگیری زبان انگلیسی برای مهاجرت
cv چیست؟
