اگر بخواهیم توصیه نامه را به زبان ساده تعریف کنیم، باید بگوییم که توصیه نامه سندی است که معمولاً به دو صورت توصیه نامهی تحصیلی و شغلی نوشته میشود و ویژگیهای شخصیتی و خصوصیات کاری افراد را توصیف میکند تا به آنها در فرایند اپلای برای ادامه تحصیل در یک دانشگاه یا بدست آوردن فرصت شغلی جدید در یک شرکت کمک کند. بدیهی است ماهیت توصیه نامههای تحصیلی و شغلی تا حدودی از هم متفاوت است؛ هر چند ساختار و بخشهای موجود در هر دو اغلب مشابهاند. ما در این مقاله از آموزشگاه زبان انگلیسی تات عمدتاً بر توصیه نامه تحصیلی تمرکز داریم و سعی میکنیم شما را با تعریف توصیه نامه تحصیلی، نحوه نگارش آن و نکات حائز اهمیت مرتبط با نوشتن یک توصیه نامه تحصیلی کامل و حرفهای آشنا سازیم.
توصیه نامه تحصیلی (Academic Letter of Recommendation) چیست؟
همانطور که میدانیم، وقتی دانشجویی برای ادامه تحصیل در یک دانشگاه بینالمللی خارجی اپلای میکند، اغلب دانشگاه مورد نظر از وی میخواهد که علاوه بر سایر مدارک مورد نیاز، یک یا دو توصیه نامه تحصیلی را نیز ارسال کند. درواقع، توصیه نامه تحصیلی سندی است که دستاوردهای تحصیلی، شخصیت، نقاط قوت و اهداف دانشجوی متقاضی را شرح میدهد.
از آنجایی که اساتید یک دانشجو یا مدیران دانشگاههایی که وی مقاطع تحصیلی پیشین خود را در آنها سپری کرده است، اغلب اطلاعات قابل توجهی در مورد قابلیتها، استعدادها و سوابق تحصیلی دانشجو دارند، آنها میتوانند واجد شرایطترین مَراجع برای نوشتن توصیه نامههای تحصیلی باشند که تکمیل کننده سایر مدارک تحصیلی هر فرد متقاضی به شمار میروند و نشان میدهند دانشجو تا چه حدی با دانشگاه مورد نظر و اهداف و ارزشهای آن مطابقت دارد و میتواند برای پذیرش گزینه مناسبی باشد.
چرا توصیهنامه Recommendation letter تحصیلی مهم است؟
همانطور که در بالا اشاره شد، دانشگاهها اغلب پتانسیل یک فرد برای موفقیت در یک رشته تحصیلی را نه تنها از روی مدارک ارائه شده، بلکه از طریق توصیه نامههای تحصیلی ارزیابی میکنند. بنابراین، یک توصیهنامه تحصیلی بنابه دلایل زیر از اهمیت قابل توجهی در پذیرش هر دانشجوی متقاضی برخوردار است:
- اطلاعات مضاعفی را در اختیار دانشگاه قرار میدهد: با استفاده از یک توصیهنامه اطلاعات بیشتری نسبت به آنچه در مدارک مورد نیاز و فرم اپلای در مورد دانشجو ارائه شده در اختیار کمیته پذیرش هر دانشگاه قرار میگیرد. به عبارت دیگر، توصیه نامه تحصیلی تصویر جامعتری از تواناییهای علمی و شخصی دانشجو ارائه میدهد و به کمیته پذیرش کمک میکند تا تصمیم آگاهانه تری بگیرد.
- از درخواست دانشجو پشتیبانی میکند: یک توصیهنامه تحصیلی که به خوبی نوشته شده است نقاط قوت و دستاوردهای دانشجو را برجسته می سازد و توضیح می دهد که چرا دانشجو برای دانشگاه مورد نظر مناسب است. بدین ترتیب از درخواست دانشجو پشتیبانی کرده و شانس وی را برای پذیرش در دانشگاه افزایش می دهد.
- بر اعتبار دانشجو می افزاید: همانطور که در ادامه گفته خواهد شد، توصیه نامه تحصیلی توسط شخص معتبری مانند یک استاد دانشگاه نوشته میشود که دانشجو را به خوبی می شناسد و با قابلیتها و استعدادهای وی کاملاً آشناست. این امر بر دانشجو و درخواست وی اعتبار می بخشد.
- دانشجو را از سایر متقاضیان متمایز میسازد: با توجه به اینکه هر بار دانشجویان متعددی برای هر دانشگاه اپلای میکنند، توصیهنامهای که با دقت نوشته شده است میتواند نقش موثری در متمایزسازی یک دانشجو از سایر متقاضیان و پذیرش درخواست وی ایفا کند.
چه کسانی می توانند توصیه نامه تحصیلی(Academic Letter of Recommendation) بنویسند؟
برخی از دانشجویان ممکن است وسوسه شوند که از یک استاد یا محقق مشهور و شناختهشدهای که آنها را بهخوبی نمیشناسد، بخواهند توصیه نامهای را برای آنها بنویسد. چنین کاری کاملاً اشتباه است. بدیهی است اگر توصیه نامه توسط استادی نوشته شود که شما به عنوان دانشجو در کلاسهای او حضور نداشتهاید یا کار پژوهشی خاصی با وی انجام ندادهاید، استاد مربوطه شناخت کافی از شما ندارد؛ بنابراین توصیه نامه تهیه شده نه تنها دقیق نخواهد بود، بلکه باعث ایجاد شک و تردید در کمیته پذیرش دانشگاه مورد نظر میشود؛ زیرا کمیته پذیرش مدارک تحصیلی دانشجو را در اختیار دارد و بین توصیفات ارائه شده در توصیه نامه و سوابق تحصیلی دانشجو باید مطابقت وجود داشته باشد.
پیشنهاد ویژه: شرکت در دوره دوره آنلاین نوشتن Recommendation و Sop و Cv موسسه زبان تات
بهترین توصیه نامه توسط اساتیدی نوشته میشود که دانشجو را از نزدیک میشناسند. پس قبل از انتخاب رد مناسب برای نوشتن توصیه نامه تحصیلی خود، دقیقاً به این موضوع فکر کنید و استاد یا اساتیدی را برای اینکار انتخاب کنید که واجد یکی از شرایط زیر باشند:
- استادی که شما به عنوان دانشجو در کلاسهای وی حضور داشتهایدY
- استادی که با وی در انجام کارهای تحقیقاتی مشارکت داشتهایدY
- فردی که استاد راهنما یا مشاور پایاننامه شما بوده استY
- استادی که با تواناییها، استعدادها و مهارتهای شما کاملاً آشناست و به قابلیتهای شما واقعاً اعتقاد دارد.
توصیه نامه تحصیلی (Academic Letter of Recommendation) چه را شامل میشود؟
یک توصیه نامه تحصیلی معمولاً بخش های زیر را به ترتیب شامل میشود. وجود هر یک از این بخشها میتواند به نوشتن توصیه نامهای کامل و حرفهای کمک کند و اطلاعات دقیق مندرج در هر یک از این بخشها بیتردید میتواند برای کمیته پذیرش دانشگاه جالب توجه باشد و هر دانشجو را از سایر متقاضیان متمایز کند:
1. سرآغاز توصیه نامه (Greeting)
سطر اول توصیه نامه سرآغاز آن بهشمار میرود و باید بسیار ساده نوشته شود. در مواقعی که نمیدانید دقیقاً چه کسی توصیه نامه را خواهد خواند، بهتر است به نوشتن عبارات سادهای از قبیل «To Whom It May Concern»، «Dear Admission Committee» یا «Dear Admission Board» در ابتدای نامه اکتفا کنید. حتی اگر میدانید چه کسی نامه را خواهد خواند (که در موارد معدودی این اتفاق میافتدد زیرا بعید است که نام افراد موجود در کمیته پذیرش فاش شود) نیازی نیست خلاقیت زیادی به خرج دهید و نوشتن «Dear Mr. /Ms. /Mrs. /Dr. —-» به عنوان سرآغاز توصیه نامه بهترین گزینه است.
2. مقدمه مختصر (Brief Introduction)
پس از سرآغاز، پاراگراف اول باید به مقدمه توصیه نامه اختصاص داده شود. مقدمه از اهمیت بالایی برخوردار است و استادی که توصیه نامه را مینویسد، باید در بخش مقدمه بطور مختصر خود را به عنوان یک فرد دانشگاهی معرفی کند، رابطه خود را با دانشجو توضیح دهد و بیان کند که چرا معتقد است دانشجو شایستهی ادامه تحصیل در رشته و دانشگاه مورد نظر است. آگاهی از تخصص استاد و در نتیجه صلاحیت وی برای اظهار نظر در مورد یک دانشجو، اهمیت بسیار بالایی برای کمیته پذیرش هر دانشگاه دارد. با این حال، اشاره به این نکات صرفاً برای متقاعدسازی کمیته پذیرش کافی نیست و استاد همچنین باید نشان دهد که دانشجو را کاملاً میشناسد.
برای انجام هر چه بهتر این کار، او میتواند به عناوین دروسی که دانشجو با وی گذرانده و طول مدت حضور دانشجو در کلاس هایش اشاره کند. اگر دانشجو در یک پروژه تحقیقاتی با وی همکاری داشته، باید نام آن پروژه و مدت زمان همکاری را ذکر کند. در نهایت، استادی که توصیه نامه را مینویسد، باید در پایان پاراگراف مقدماتی، حمایت خود را از دانشجوی مورد نظر اعلام کند. پرداختن به جزئیاتی از این قبیل در ابتدای توصیه نامه میتواند به خوانندهی آن کمک کند تا به آنچه در این نامه نوشته شده، هر چه بیشتر اعتماد کند. به مقدمه زیر از یک توصیه نامه توجه کنید:
My name is {Recommender Name} and I am an assistant professor of political science at the University of ABC. For the past three years, I had the pleasure of teaching {Student Name}, and I wholeheartedly recommend her for the Master’s Degree program in politics at XXX University
3. پاراگرافهای بدنه (Body paragraphs)
در این پاراگراف ها که به عنوان بدنه اصلی توصیه نامه بشمار می روند، توضیح داده می شود که چرا دانشجوی مورد نظر کاندیدای عالی برای رشته و مقطع تحصیلی مورد تقاضاست. بطور کلی، برای اینکه توصیه نامه به کمیته پذیرش کمک کند تا درک بهتری از توانایی ها و شخصیت علمی دانشجو بیابد، تمام موارد زیر باید در آن شرح داده شوند:
-
عملکرد تحصیلی دانشجو در دروس مربوطه
هنگام توصیف عملکرد دانشجو در موضوعات و دروس مرتبط با رشته ی مورد تقاضا، نویسنده صرفاً نباید نمرات دانشجو را یادداشت کند؛ زیرا کمیته پذیرش دانشگاه کارنامه وی را از قبل در اختیار دارد و نیازی به اینکار نیست. در این راستا، باید جزئیاتی مانند اهمیت و تمایز پژوهش ها و مقالات علمی دانشجو بیان شود تا برتری آکادمیک وی آشکار شود.
-
پتانسیل ها و قابلیت های دانشجو
موضوع دیگری که در رابطه با دانشجوی متقاضی برای کمیته پذیرش هر دانشگاه ارزش و اهمیت دارد، پتانسیلهای اوست. در یک توصیه نامه، با توضیح رشد و پیشرفت دانشجو در طول سالهای تحصیلاش میتوان پتانسیلهای او را آشکار ساخت. برای مثال، دانشجو ممکن است در ترمهای آغازین عملکرد چندان مطلوبی نداشته باشد؛ اما در نهایت کار تحقیقاتی فوقالعادهای را ارائه دهد. نویسنده توصیه نامه باید بر بهبود عملکرد دانشجو در طول یک دوره ویژه تاکید نمایید.
-
اشتیاق دانشجو به ادامه تحصیل در رشته و مقطع موردنظر
تحصیل در مقاطع بالاتر چندان آسان نیست. اشتیاق دانشجو به یک رشته خاص می تواند وی را برای تکمیل دوره مورد نظر ترغیب نماید؛ بنابراین، دانشگاه ها بیشتر به پذیرش دانشجویانی علاقهمند هستند که اشتیاق زیادی به رشته مورد انتخاب خود دارند. فردی که توصیه نامه را می نویسد، برای اثبات علاقه و اشتیاق دانشجوی خود، می تواند به دورههایی اشاره کند که وی در رابطه با آن رشته گذرانده است. همچنین می تواند درباره پروژههایی صحبت کند که مرتبط با آن رشته است و دانشجو در آن ها مشارکت داشته و نشان دهد که دانشجو مشتاق کسب دانش بیشتر در آن حوزه است.
-
خصوصیات و ویژگی های مثبت دانشجو
دانشگاهها همچنین به دنبال دانشجویانی هستند که بتوانند برای جامعه و دانشگاه مفید باشند. در یک توصیه نامه، برای اثبات این موضوع در مورد دانشجوی متقاضی میتوان به ویژگیهای شخصیتی مثبت او، مانند عزم و اراده برای کمک به دیگران و مشارکت در امور اجتماعی و کارهای علمی-تحقیقاتی، اشاره کرد. علاوه بر موارد فوق، در پاراگراف بدنه، نویسنده توصیه نامه میتواند به فعالیتهای ورزشی که دانشجو در آنها شرکت داشته است، جوایز و تقدیرنامههایی که وی در حوزههای مرتبط و آکادمیک دریافت کرده و برخی از خصوصیات منحصربه فرد او مانند خلاقیت، ایفای نقش رهبری در گروههای دانشجویی و تحقیقاتی، انگیزه بالا برای پیشرفت، و… اشاره کند.
نمونهای از پاراگراف بدنه:
Student Name is a brilliant and caring student. She excelled in my Introduction Body to Politics, Women in Politics and History, Culture and Politics courses. In our paragraph first meeting, {Student Name} impressed me with her knowledge and genuine concerns for underrepresented groups in politics. She always asked penetrating and timely questions, exploring different possibilities on political topics. Her papers were always written with great clarity and detailed analysis. {Student Name}’s senior thesis “The Far-Right Populism” carefully examines the rising of recent far-right movements and how populism played a role in it. Her 4.0 GPA attests to her ability as a researcher. But most importantly, {Student Name}’s papers showed she deeply cared about society. On a smaller scale, she also cared about her classmates and was always willing to help them work on their assignments. She tutored them outside the class from time to time.
4. پاراگراف پایانی (Closing)
در پایان توصیه نامه، نقاط قوت و قابلیتهای دانشجوی متقاضی باید مستقیماً به دانشگاهی که وی برای ادامه تحصیل در آن اپلای مینماید، ارتباط داده شوند. در واقع، استادی که نویسندهی توصیه نامه است، باید پذیرش دانشجو را بطور ویژه برای دانشگاه مورد نظر پیشنهاد نماید و به کمیته پذیرش یادآوری کند که دانشگاه میتواند از پذیرش این دانشجو بهره ببرد.
نمونهای از پاراگراف پایانی:
Your program explores a wide variety of political issues with a focus on diversity and inclusion. I believe {Student Name}, as her past research shows, is a perfect student for it. She will no doubt excel in the program. I encourage you to look favorably upon her application
5. اتمام توصیه نامه (Sign-off)
در نهایت، فراموش نکنید که یک توصیه نامه باید همانند یک ایمیل رسمی پایان داده شود. به عبارت دیگر، توصیه نامه باید با عباراتی همچون “Sincerely”، “Best Regards” و مانند آن به همراه نام نویسنده، عنوان شغلی و اطلاعات تماس وی پایان داده شود. برای مثال، اتمام توصیه نامه باید به ترتیب زیر نوشته شود:
,Sincerely
{Recommender Name}
Assistant Professor of Political Science
University of ABC
111-111-1111
katerodriguez@universityofabc.edu
انواع توصیه نامه تحصیلی
– توصیهنامه تحصیلی برای رشته های مختلف
صرف نظر از ساختار و ماهیت کلی یک توصیهنامه تحصیلی که در بالا بطور مبسوط توضیح داده شد، توصیهنامههای نوشته شده برای رشتههای تحصیلی مختلف ممکن است از حیث محتوا تفاوتهایی با هم داشته باشند که در ادامه به آنها پرداخته میشود:
-
توصیهنامه تحصیلی برای رشتههای مدیریت و بازرگانی
در دانشگاه های سراسر جهان، کمیته پذیرش رشتههای مدیریت و بازرگانی عمدتاً به دنبال ویژگیهایی هستند که میتوانند برای عملکرد موفقیت آمیز در یک سازمان، مخصوصاً در نقش مدیریت، مفید باشند. بنابراین، در توصیهنامه تحصیلی نوشته شده برای چنین رشتههایی باید بر مهارت های دانشجوی متقاضی در هر یک از موارد زیر تأکید شود:
- حل مسئله
- رهبری
- تشکیل تیم
- توانایی کار در شرایط استرس زا
- مدیریت زمان
- حل و فصل تعارضات
- برنامه ریزی و مدیریت منابع
- مهارت های مذاکره و غیره
به مثال زیر که برای متقاضی رشته مدیریت و بازرگانی نوشته شده توجه کنید:
Example
Elizabeth demonstrated deep understanding and learning in marketing field. She participated actively in debates and other extra-curricular activities organized by our college. She was also the head of our Young Executive Club. Her projects were always submitted on time.
-
توصیهنامه تحصیلی برای رشتههای علوم و مهندسی
در مورد رشتههای علوم و مهندسی، دانشگاهها اغلب به این نکته توجه دارند که آیا متقاضی علاقه واقعی به رشتهی تحصیلی مورد نظر دارد و یا انگیزهی بالایی برای کمک به حوزه تخصصی خود در آینده دارد یا نه. بنابراین، در این قبیل از رشتههای تحصیلی، اشاره به نمرات دانشجو و شرکت در کارهای علمی و پژوهشی میتواند تأثیر مثبتی بر نظر کمیته پذیرش داشته باشد. در واقع، مهارتهایی که باید در توصیهنامه تحصیلی برای رشتههای علوم و مهندسی مورد تاکید قرار گیرند عبارتند از:
- مهارت تفکر منطقی و خلاق
- توانایی تفکر خارج از چارچوب و در عین حال انجام کارها بر اساس واقعیت و اعداد و ارقام
- توانایی انجام تحقیق
- مهارت های تجزیه و تحلیل
- برخورداری از دقت بالا و انجام دقیق کارها
- توانایی یافتن ریشه معادلات و مسائل و …
Example
Mary is an intelligent and diligent student. Her grades were constantly scored above 90% in three years of the bachelors program. She demonstrated initiative and real interest in computer science field. She often came to discuss problems after class, some of which were not even part of the curriculum.
-
توصیهنامه تحصیلی برای رشتههای هنر و علوم انسانی
اکثر دانشگاههای موجود در سراسر جهان هنگام پذیرش دانشجو در رشته های هنر و علوم انسان به وجود ویژگیهایی از مهارت مشاهده، خلاقیت، تفکر خارج از چارچوب، و توانایی ریسکپذیری، شرکت در کارهای اجتماعی، همکاری با سازمانهای مردم نهاد و مواردی از این قبیل توجه دارند. به عبارت دیگر، در نوشتن توصیهنامه تحصیلی برای متقاضیان رشتههای هنر و علوم انسانی باید به مهارتهای زیر تاکید شود:
- مهارتهای زندگی
- مهارتهای بین فردی (مهارت گوش دادن، انعطافپذیری، صبوری، ….)
- مسئولیتپذیری و انگیزه بالا
- توانایی انجام کار گروهی
- تلاش برای بهبود جامعه
- سخت کوشی و دقت در جزئیات
- توانایی پذیرش انتقاد
- مهارت های برقراری ارتباط
- خلاقیت بالا و …
در مثال زیر میتوان دید که چگونه براین قبیل از مهارتها در مورد یک متقاضی رشته هنر تاکید شده است:
Example
Caroline has experience of working on illustrations, posters, displays and brochures for our college’s website. She has exceptional creative and technical abilities. She participated in a trade fest organized by XYZ organized and won first prize. Caroline has a vivacious personality and boundless energy.
– توصیهنامه تحصیلی برای مقاطع کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکترا
شاید این سوال برای شما هم مطرح شده باشد که آیا تفاوتی بین توصیهنامههای تحصیلی نوشته شده برای مقاطع کارشناسی، کارشناسی ارشد و دکترا وجود دارد یا نه؟ در پاسخ به این سوال باید گفت که از حیث محتوا و ساختار تفاوت چندانی بین توصیهنامههای نوشته شده برای این سه مقطع تحصیلی وجود ندارد و در هر حال نویسنده باید بر ویژگیهای بارز و تاثیرگذار متقاضی با توجه به رشته تحصیلی مورد نظر تاکید نماید تا کمیته پذیرش را تحت تاثیر قرار دهد.
– توصیهنامه برای دریافت فاند و بورسیه (کمک هزینه) تحصیلی
همانطور که همه میدانیم، گاهی دانشجویان برای پرداخت هزینه تحصیلات خود به فاند یا بورسیه تحصیلی نیاز دارند. بی تردید، عوامل متعددی در اعطای فاند یا بورسیه تحصیلی به یک دانشجو نقش دارند و توصیهنامه یکی از این عوامل حائز اهمیت است که میتواند شانس دانشجو را در این حوزه افزایش دهد.
از آنجایی که بورسیههای تحصیلی معمولاً برای افرادی با پیشینه یا مجموعه خاصی از تواناییها و تجربیات در نظر گرفته میشوند، محتوای دقیق این نوع توصیهنامهها ممکن است بسته به نوع فاند یا بورس تحصیلی متفاوت باشد. اما بطور کلی میتوان گفت که توصیهنامههای نوشته شده برای دریافت فاند یا بورسیه تحصیلی نامهای هستند که توسط شخص معتبری مانند یک استاد نوشته میشوند و بر آن دسته از خصوصیات بارز، دستاوردها و تواناییهای دانشجوی متقاضی تاکید دارند که با معیارهای فاند یا بورس تحصیلی مطابقت دارند و استحقاق دانشجو برای دریافت آن را تایید میکنند.
بنابراین نویسندهی چنین توصیهنامههایی حتماً باید شرایط و مقتضیات فاند یا بورسیه تحصیلی مورد نظر را بررسی کند و در کل توصیهنامه دانشجوی متقاضی را بر آن اساس توصیف نماید تا وی را به عنوان کاندیدای مطلوبی برای دریافت بورسیه معرفی کند.
به نمونهای از توصیهنامه برای دریافت فاند و بورسیه تحصیلی در ادامه توجه کنید:
[Date]
[Recipient’s Name]
[Recipient’s job Position]
[Name of University]
[University’s Address]
Dear Scholarship Committee,
It’s with great pleasure I write to you to offer my recommendation of [full name of student] for [name of scholarship]. I have worked with [first name of student] as [academic relationship] for [amount of time]. They’re a remarkable young person with [personal trait relevant to scholarship]. It’s my belief that they’re an exemplary candidate for this opportunity.
Traditionally, [awarding entity] awards the [name of scholarship] to students who [scholarship criteria]. [Name of student] has demonstrated these qualities on numerous occasions. For example, [provide example].
[Name of student] is also [list other relevant qualities]. As [academic relationship] I noticed [skill, ability or quality]. It’s because of these qualities that they have achieved so much in the few short years since joining the [current school] community.
Therefore, I’m honored to offer my support and recommendation for [name of student] as a qualified candidate for the [name of scholarship]. They’re a [review prime qualities] student whom I believe is highly deserving of this honor and may use the privilege of this scholarship to continue a scholarly career marked by dedication and excellence. If you have any further questions, please feel free to contact me by phone or by email.
Sincerely,
[Recommender’s Full Name]
Designation-Department
College, City
Contact No.
Email ID
اشتباهات رایج در نگارش توصیه نامه تحصیلی
اجازه دهید در این بخش به برخی از رایجترین اشتباهات در توصیهنامههای تحصیلی و نکات لازم برای اجتناب از آنها بپردازیم.
-
عدم پیروی از فرمت صحیح توصیهنامه
همانطور که در بالا اشاره شد، یک توصیهنامه از چند پاراگراف تشکیل میشود و در اکثر موارد بهتر است طول آن بیشتر از یک صفحه نباشد. پیروی نکردن از این فرمت باعث میشود که توصیهنامه غیرحرفهای و سازمان نیافته بنظر برسد. بهتر است برای پیروی از فرمت/دستورالعملهای ارائه شده زمان بگذارید تا اطمینان حاصل شود که توصیه نامه به درستی نوشته شده و ساختار مطلوبی دارد.
-
عدم ارائهی جزئیات دقیق در مورد دانشجوی متقاضی
هنگام تهیه توصیهنامه تحصیلی، مهم است که اطلاعات دقیقی در مورد دانشجوی متقاضی ارائه شود تا به درستی نقاط قوت و قابلیتهای وی توصیف شود. اغلب، نویسندگان توصیهنامهها تمایل دارند بدون ارائهی هیچ مثال دقیقی، اظهارات عمومی در مورد مهارتها و تجربیات دانشجوی مورد نظر داشته باشند. برای مثال، ممکن است گفته شود که دانشجوی توصیف شده فردی سخت کوش است، اما جزئیات خاصی در مورد نحوه نشان دادن این ویژگی توسط وی ارائه نشود. پرداختن به جزئیات و بیان مثال به خواننده کمک میکند تا درک بهتری از صلاحیتها و پتانسیلهای دانشجو داشته باشد و وی را از سایر متقاضیان متمایزتر مینماید. علاوه بر این، اینکار باعث میشود که توصیهنامه معتبرتر و متقاعدکنندهتر بنظر برسد.
-
استفاده از علائم نگارشی نادرست
نشانهگذاری بخش مهمی از هر سند مکتوب است و باید به درستی بکاربسته شود تا اطمینان حاصل شود که مطلب نوشته شده قابل خواندن و درک است. نشانهگذاری نادرست میتواند منجر به سردرگمی و تفسیر نادرست محتوای توصیهنامه شود. بنابراین، علائم نگارشی باید به درستی و در محل مناسب خود بکار بسته شوند.
-
عدم استفاده از لحن حرفهای
توصیهنامه تحصیلی یک سند رسمی است که افکار و نظرات نویسنده را در مورد یک فرد بیان میکند و باید به شیوهای حرفهای و محترمانه نوشته شود تا حس اعتماد و اعتبار را انتقال دهد. نویسندهی توصیهنامه باید از بکارگیری الفاظ غیررسمی و اغراقآمیز و اشاره به دانشجوی متقاضی به عنوان “دوست یا همکار خود” اجتناب کند و تا حد امکان به بیان صادقانه و متعادل شایستگیها، دستاوردها و نقاط قوت دانشجو بپردازد تا توصیهنامه سوگیرانه و غیرواقعی تلقی نشود.
-
وجود هرگونه اشتباه املایی یا گرامری
وجود اشتباهات املایی یا گرامری باعث میشود که توصیهنامه عجولانه و غیرحرفهای بشمار رود. بنابراین، برای اینکه توصیهنامه عاری از این قبیل اشتباهات باشد، بهتر است که برای بازبینی و تصحیح آن وقت بگذارید و قبل از تحویل چند بار آن را بخوانید. همچنین میتوانید از یک همکار یا دوست بخواهید توصیهنامه را بخواند تا چیزی از قلم نیافتد و توصیهنامه بدون اشتباه تحویل داده شود.
نکات حائز اهمیت برای نوشتن یک توصیه نامه خوب و کامل
-
خصوصیات شخصیتی مرتبط با رشته تحصیلی مورد تقاضا را در توصیه نامه بگنجانید
درست همانند یک CV، توصیه نامه نیز باید مختصر باشد و به ارائهی دلایل کلیدی ایدهآل بودن دانشجوی متقاضی برای رشته و مقطع مورد نظر بپردازد. تمام جزئیات ارائه شده در توصیه نامه باید گواهی بر این دلایل باشند. بحث در مورد خصوصیات شخصیتی دانشجوی متقاضی میتواند مفید باشد؛ اما اینکار باید با توجه به موقعیتی انجام شود که دانشجو میخواهد برای آن اپلای کند.
پیشنهاد ویژه برای مطالعه: چگونه یک CV بنویسیم
نیازی به توصیف خصوصیات بیربط نیست. برای مثال، اگر وی برای ادامه تحصیل در رشته پرستاری درخواست میدهد، بحث در مورد حس مسئولیتپذیری بالای او و تعهد وی به مسایل اخلاقی میتواند موثر باشد.
-
به حقایق و اطلاعات خاص اشاره کنید
تردیدی وجود ندارد که هرچه اطلاعات خاصتر و دقیقتری در مورد دانشجوی متقاضی بیان شود و از کلیتپردازی اجتناب شود، توصیه نامه قانعکنندهتر و مفیدتر خواهد بود. به عنوان مثال، اگر یک دانشجوی مقطع کارشناسی را برای ادامه تحصیل در مقاطع بالاتر توصیه میکنید، بهتر است در توصیه نامه به توصیف عملکرد وی در دروس، تکالیف یا فعالیتهای فوقبرنامهای خاص بپردازید. به دو نمونه زیر توجه کنید:
Luis was a great student. He is very smart and a hard worker, and because of these traits, I know he’ll succeed at Rutgers University
When he took my Chem I and Chem II classes, Luis consistently put 100 percent into his assignments. He demonstrated his innate intellect and dedication to his schoolwork through his thoughtful and often creative responses to critical thinking questions and assignments. Because of his passion, drive, and capacity to handle rigorous coursework, I know he’ll succeed at Rutgers University
همانطور که می بینید، در نمونه اول صرفاً به سخت کوشی دانشجو اشاره شده است؛ اما در نمونه دوم نویسنده ی توصیه نامه به دروس خاصی که لوئیس گذرانده و خصایص منحصربه فرد وی اشاره دارد. بی شک، ارائه ی اطلاعات دقیق هر چه بیشتر کمک می کند تا دانشجو به عنوان گزینه ای ایدهآل برای پذیرش از بین سایر متقاضیان تصور شود.
-
از لحن مثبت، دوستانه و در عین حال رسمی استفاده کنید
در یک توصیه نامه، نویسنده باید از لحن رسمی و در عین حال دوستانه استفاده کند تا نشان دهنده نظر مثبت وی در مورد دانشجوی متقاضی و اعتقاد کامل وی به توانمندیهای دانشجو باشد.
-
توصیه نامه را برای هر دانشگاه بصورت اختصاصی تنظیم نمایید
ممکن است یک دانشجو همزمان برای دانشگاههای مختلفی اپلای نماید؛ بنابراین نویسنده توصیه نامهی هنگام نوشتن آن باید نام و مشخصات هر دانشگاه را پرس و جو و وب سایت آن را دقیقاً مطالعه نماید تا بتواند بر نقاط قوت و ویژگیهای دانشجو با توجه به ارزشها و اهداف هر دانشگاه اشاره کند و بدین ترتیب شانس وی برای پذیرفته شدن را افزایش دهد.
-
در صورت نیاز، در مورد سوابق تحصیلی دانشجو پرس و جو کنید
بدیهی است استادی که توصیه نامه را مینویسد، دانشجویان زیادی دارد و ممکن است اطلاعات دقیق مربوط به سوابق تحصیلی هر دانشجو را دقیقاً بخاطر نیاورد. پس بهتر است از خود دانشجو بخواهد جزئیات مربوط به سوابق تحصیلیاش را در اختیار وی قرار دهد تا توصیه نامه مفیدتر و کاملتری را بنویسد.
هیچ محدودیتی برای یک توصیه نامهی تحصیلی از حیث تعداد کلمات و صفحات وجود ندارد؛ اما بهتر است آن را مختصر بنویسید و تاحد امکان سعی کنید توصیه نامهی نوشته شده بیش از 1 صفحه نباشد.
-
سعی کنید توصیهنامههای نوشته شده تکراری نباشند
همانطور که در ابتدای مقاله حاضر اشاره شد، اغلب دانشگاهها از هر دانشجوی متقاضی میخواهند که دو توصیه نامه به همراه سایر مدارک مورد نیاز برای اپلای به دانشگاه ارائه دهد. نکتهای که در این ارتباط باید بدان توجه کنید این است که بهتر است توصیه نامههای نوشته شده تکراری نباشند و نکات و اطلاعات جدیدی در هر کدام از آنها درج شود.
نحوه ارسال توصیهنامه تحصیلی
ارسال توصیهنامههای تحصیلی توسط دانشجوی متقاضی انجام نمیشود، بلکه فردی که توصیهنامه را نوشته است باید آن را به دانشگاه انتخاب شده ارسال کند. برای این منظور، دانشجو در حین اپلای باید نام و اطلاعات تماس (آدرس ایمیل) افرادی را که برای نوشتن توصیهنامه در نظر گرفته ارائه دهد. دانشگاه به این افراد ایمیلی را همراه با یک لینک ارسال میکند و توصیه کننده از طریق آن لینک مراحل ارسال توصیهنامه را طی میکند. بدین ترتیب توصیهنامه به روش آن لاین به دانشگاه مورد نظر ارسال میشود. البته گاهی ممکن است دانشگاه از نویسندهی توصیهنامه درخواست نماید که از طریق ایمیل فایل pdf یا Doc توصیهنامهی تحصیلی را ارسال نماید. به این روش ارسال از طریق پست الکترونیک گفته میشود.
در این میان، تنها وظیفه دانشجوی متقاضی این است که مهلت مقرر ارسال توصیهنامه را به نویسندهی توصیهنامه یادآوری کند و پس از ارسال، تحویل آن به دانشگاه را پیگیری نماید.
نمونه توصیهنامه تحصیلی
در ادامه یک نمونه توصیهنامه تحصیلی نوشته شده برای مقطع دکترا با تفکیک بخشهای مختلف آن ارائه شده است:
Dear Admission Committee, | سرآغاز- نام دریافتکنندهی توصیهنامه |
It is a pleasure to recommend Ms Tenzin Pema for a PhD programme in Psychiatry at [University Name]. I have known Ms Tenzin for the past two years through her work in my Project titled, ‘Learned Helplessness and Achievements in Adolescent Males and Females’. Pema has completed her Masters and MPhil in Adolescent Psychology from [University Name]. She first approached me two years ago about the possibility of working in my project as a Research Fellow. We discussed the scope of the project and her job responsibilities in our first meeting. | مقدمه- توضیح ارتباط نویسندهی توصیهنامه با متقاضی |
She had asked good questions and also referred to a few studies that have been carried out by the students in the Department as their Master's and M. Phil Projects. I was impressed by her preparedness for the interview and her inquisitiveness to know more on the subject. On appointment, I often found her in the library looking for other similar studies done. She often discussed her findings with me as well as discussed the course of action and possible evaluation techniques for the project. After a long secondary research, we decided to evaluate our subjects on the NEO-Five Factor Inventory (FFI) before the actual experiment. This study examined the psychometric properties of the Children's Attributional Style Questionnaire (CASQ), the 48-item questionnaire designed to assess children's causal explanations for positive and negative events | بدنه- توضیح ویژگی اول Subject knowledge |
During that project, Pema demonstrated the ability to work independently with creativity and enthusiasm as well as effectively lead a team of 3 Project Fellows for sample selection and data collection techniques. She trained the team on all aspects of the NEO-Five Factor Inventory (FFI) as well as CASQ. She was also able to collect the CASQ data of more than 50% of the students a year later. | بدنه- توضیح ویژگی دوم Leadership skill |
Her communication skills put both the subject as well as the interviewer at ease thus facilitating an unbiased and effective data collection. Pema has good clarity on the various data analysis statistical packages especially MATLAB and ANOVA which immensely helped us in doing a comparative study through various methods. She was quick to learn R and use it effectively for analysis. She would invariably be the first person at the school well-prepared for the day. | بدنه- توضیح ویژگی سوم Social and Communication Skills and |
The Project Fellows in the project always had praise for Pema. They always mentioned her patience and perseverance in clarifying their doubts about the standardised data collection and analysis techniques. Pema had doubled her efforts on data collection when she found that one of the project fellows was down with a fever and cold. She had not let this affect the Project Schedule. | بدنه- توضیح ویژگی چهارم
Team skills
|
Pema is very creative and patient with the kids. The long questionnaire would be too tedious for the kids so she would often make origami for them as they worked on the questionnaire. | بدنه- توضیح ویژگی پنجم
Creativity and patience |
Her hard work and perseverance paid off when her paper, ‘Learned helplessness and achievements in pre-adolescent males and females’ was selected for publication in an International Journal. | بدنه- توضیح ویژگی ششم
Achiever
|
Ms Tenzin Pema is clearly the best student that I have worked with in the past few years. I strongly recommend her for a PhD programme from [University Name]. She would be an asset to any university she joins. | پاراگراف پایانی- توصیه موکد |
ABC DEF
Professor
Department of Social Psychology
University Name
City
Email ID:
Contact No:
| اطلاعات نویسندهی توصیهنامه |
مطالعه مقالات زیر پیشنهاد می شود:
مدرک clb چیست؟
آزمون دولینگو چیست؟
انواع مدرک زبان انگلیسی برای مهاجرت
cv چیست؟
sop چیست؟